نامه اداری

چطور نامه های حرفه ای بنویسیم؟

نیاز به مهارت های موثر در گفتار و مکاتبه روز به روز برای موفقیت در شغل بیشتر احساس می شود. بطوریکه نوشتن نامه هایی برای معرفی خود به کارفرما های احتمالی و بدست آوردن شغل مورد نظر بسیار حیاتی است.

برای نامه نگاری با شرکت های خارجی، دانشگاه های بین المللی،معامله های تجاری خود با کشور های دیگر؛ برای موفقیت در گفتمان خود از خدمات ترجمه و نامه نگاری کپی فای استفاده کنید.

ساختار نامه های موثر

یک ساختار پذیرفته شده برای نوشتن نامه های حرفه ای ارائه داده ایم؛ که در زیر به حضورتان می رسانیم.

ساختار نامه

  • آدرس شما و تاریخ نامه باید در اول نامه نوشته شود. این اطلاعات هم می تواند در بالای نامه و سمت چپ و هم سمت راست ویا  بالای نام درج شوند. به خاطر داشته باشید؛ اسم و شماره تلفن خود را در این بخش وارد نکنید.

  • آدرس کارفرما را باید در حاشیه و سمت چپ، قبل از سلام‌ و تهنیت بنویسید. آدرس داخلی شامل موضوع، بخش(دپارتمان)، و آدرس کامل سازمانی که شما نامه را می فرستید می باشد.

  • سلام و تهنیت، احوال پرسی رسمی یک نامه است. “آقای… عزیز” و یا “خانم… عزیز” ذکر اسم فامیل شخص مناسب است. نشانه گذاری بعد از سلام و تهنیت، می تواند دو نقطه(:) و کاما(،) باشد. (یادداشت: وقتی به زبان انگلیسی نامه می نویسید از به کار بردن Mrs پرهیز کنید مگر اینکه قبلا شخص از این عنوان استفاده کرده باشد.) از عبارت هایی همچون ” به کسی که نامه بدستش می رسد.” یا “آقای عزیز” “خانم عزیز” خودداری کنید چون نوشتن همچین عبارت هایی گویای آن است که شما از نامه های پیش نگاشته استفاده می کنید. اگر نامی از شخص گیرنده نامه ندارید از عبارت ” نیروی انسانی عزیز” استفاده کنید.

  • بدنه ی نامه بعد از سلام و تهنیت می آید. اندازه بدنه ی نامه بر اساس هدف نامه و محتوای آن، می تواند سه تا پنج پاراگراف باشد.

  • متن درون پاراگراف ها بدون فاصله و فاصله ی بین دو پاراگراف با فاصله ی یک سطر در میان(یک دکمه ی اسپیس) نگاشته می شود.

  • بخش پایانی نامه در ادامه ی بدنه ی نامه می آید و با آدرس شما و تاریخ فعلی تنظیم می شود. عبارت های رسمی همچون “با سپاس” مناسب هستند. بعد از فاصله ی سه تا چهار خط خالی اسم رسمی خود را که در رزومه تان هست، بنویسید.

  • بالای اسم خودتان با رنگ آبی یا مشکی اسمتان را امضا بزنید. رنگ ها و جوهر های دیگر بخوبی فوتوکپی نمی شوند.

  • اگر نامه شما حاوی یک ضمیمه و یا رونوشت هست، ذکر عبارت “پیوست” در حاشیه سمت چپ با نام مطالب ضمیمه شده انتظار می رود.

نکته هایی برای نوشتن نامه های تاثیرگذار

ترجمه حرفه ای

  • نامه ها نباید بیشتر از یک صفحه باشد.

  • از نامه های آماده استفاده نکنید. برای تاثیرگذاری مثبت و حرفه ای باید تلاش کنید نامه ها را شخصی کنید و هر نامه را برای کارفرمای خاص بنویسید و بفرستید.

  • از کاغذ های با کیفیت استفاده کنید. بهتر است از کاغذی که برای رزومه خود استفاده کرده اید با همان کاغذ نامه را بنویسید.

  • نامه های شما باید عاری از هر گونه غلط های املایی و نگارشی باشد. حتما نامه های خود را چند بار بخوانید و غلط های املایی، نگارشی، نشانه گذاری ها و گرامر آن را تصحیح کنید. از دیگران برای اصلاح و بازبینی نامه های خود کمک بگیرید. تمام نامه های خود را تایپ و با پرینتر لیزی چاپ کنید چرا که نامه های دست نوشته قابل قبول نیستند. تمیز بودن نامه خیلی مهم است و توجه را به جزییات نامه جلب می کند.

  • اگر از اینکه نامه شما آسیب ببیند می ترسید از پاکت های نامه تمام سایز استفاده کنید.

  • بخاطر داشته باشید که ضاهر حرفه ای نامه بسیار مهم است حتما آدرس خود را در قسمت پاکت نامه یا برچسب آن بنویسید.

  • در بعضی موارد شما نامه های خود را از طریق رایانامه می فرستید، دقت داشته باشید که باید سبک و لحن نامه نگاری شما باید حرفه ای باشید راهنمایی هایی که ما در بخش محتوای نامه و ساختار توضیح داده ایم، دنبال کنید.

تعریف های زیر شمال انواع نامه هایی است که شاید شما به آن نیاز دارید و یا برای پیدا کردن شغل خود از آن ها استفاده کنید.

نامه برای یادگیری بهتر شما یه نمونه از هر نوع  نامه را آورده ایم.

نامه ی استعلام یا پرس جو

نامه ی استعلام یا پرس جو

در طول دوره ای که به دنبال شغل هستید زمانی ممکن است درباره یک سازمان، یک جایگاه خاص و یا یک موقعیت جغرافیایی به یک سری اطلاعات نیاز داشته باشید. در این موارد شما یک نامه ی استعلام می نویسید، در این نامه شما اطلاعات مورد نیاز خود را درخواست می کنید.

  • نامه ی استعلام را به تنهایی می فرستند. نباید رزومه ی شما به آن ضمیمه شود. اگر در آینده بخواهید با این سازمان همکاری کنید این کار به نامزدی شما برای کسب شغل آسیب می زند. به خاطر داشته باشید که این یک نامه تقاضا نیست.

  • با اینکه شما از یک سازمان اطلاعاتی تقاضا می کنید بهتر است اطلاعات و ویژگی های خود را نیز در میان بگذارید. حواستان باشد که این اطلاعات باید در متنی که مرتبط به درخواست اطلاعات است گنجانده شود.

  • ممکن این اولین ارتباط شما با کارفرمایی احتمالی باشد. پس بسیار حیاتی است این که این نامه بخوبی بنویسیم و سازمانی که از آن درخواست اطلاعات می کنیم را مخاطب قرار بدهیم.

  • گاها نمی توانند بلافاصله به درخواست شما جواب دهند شما باید با بیان شیوه و زمان پی گیری نامه را پایان دهید و مطمئن باشید که کار هایتان انجام ‌می گیرد.

  • یادداشت: براساس مباحث قانونی، بیشتر کارفرما ها نامه ها یا رزومه های خواسته نشده را قبول نمی کنند اگر شما درباره لیست شغل ها و یا پروسه درخواست شغل می پرسید؛ پیشنهاد می شود سایت کارفرما را مشاهده کنید و اگر بخش شغل و حرفه ها را نیافتید با تماس گرفتن و یا ایمیل زدن از جای شغل های خالی لیست شده اطلاعات کسب کنید. به کمک سیستم های آنلاین کارجو اشخاص می توانند بدون لیست شغل های خالی نسبت به انتخاب شغل اقدام کنند.

گاهی دانشجو یان می پرسند که بعد از فرستادن نامه ی پرسجو یا استعلام آیا از طرف کارفرما نامه اعلام وصول دریافت می کنند. آگاه باشید زمانی که نامه های ناخواسته می فرستید؛ ممکن است جوابی به شما ندهند. اما این نامه ها به کارفرما نشان می دهد که شما از با برنامه ریزی و یک ذوش سازمان یافته به دنبال شغل می گردید، این می تواند برای کارفرا جالب و تحسین برانگیز باشد.

نامه های درخواست یا درخواست نامه

نامه های درخواست یا درخواست نامه

وقتی رزومه خود را برای کارفرما می فرستید باید همراه با یک نامه درخواست نیز باشد، همچنین به این نامه پیوست نیز می گویند. هدف نامه پیوست، نشان دادن مهارت ها، تحصیلات و تجربه های شماست که با موقعیت آن ها مرتبط است. برای کارفرما توضیح می دهید که چرا به این موقغیت علاقه دارید , معتقدید که شرایط خود چه کمک هایی به سازمان می کنید. از آنجایی که نامه های پیوست بهترین جا برای تاکید بر مهارت هایی است که می خواهید برای کارفرمای خاصی معرفی کنید؛ یک نامه پیوست مخوص باید همراه با رزومه ای که می خواهید، فرستاده شود.

  • حتما خوذتان را معرفی کنید، جایی را که شما می خواهید و منبع و یا لیستی که برای شغل خالی تبلیغات کرده اند مشخص کنید. اگر با یک مشخصه ی خاصی به جایگاهی اشاره کرده اید، در نامه ی خود آن را ذکر کنید.

  • در نامه اشخاصی که گزینش یا مصاحبه می کنن، تحت عنوان یا اسم مخاطب قرار بدهید میتوانید با روابط عمومی آن سازمان تماس گرفته و آن اطلاعات را بدست آورید.

  • هدف این نامه برجسته کردن مهارت ها و تجربه های شما در ارتباط با نیاز کارفرمایی است که برایش نامه می نویسید. با توجه به تنوع نیاز های کارفرما ها و نوع ارتباط مهارت های شما با آن ها نامه های درخواست متفاوتی را جویا می شود.

  • حتما تمایل خود را نسبت به برگزاری یک جلسه حضوری برای مصاحبه و گفت و گو در رابطه با شغل مطرح کنید.

  • اگر از شما حقوق پیشنهادی را خواستند این بخش را در آخرین پاراگراف نامه بنویسید. برای مثال: امیدوارم طبق تحصیلات و تجربه ی خود حقوقی در حدود …/…./xxx  تومان تا …/…./xxx تومان داشته باشم. حتما تحقیق کنید که چه حقوقی مناسب در رشته  شغلی شماست.

  • اگر از طریق یک سیستم آنلاین به یک شغلی انتخاب می شوید بخشی هست که نامه پیوست خود را در آنجا آپلود کنید. اگر همچین بخشی طراحی نشده است اطلاعات نامه پیوست خود را در بخش اطلاعات اضافی برای کارفرما بفرستید.

 

برچسب: ترجمه حرفه ای

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *