چطور نامه‌های حرفه‌ای بنویسیم؟

نیاز به مهارت‌های مؤثر در گفتار و مکاتبه روز به روز برای موفقیت در شغل بیشتر احساس می‌شود. بطوریکه نوشتن نامه‌هایی برای معرفی خود به کارفرماهای احتمالی و بدست آوردن شغل مورد نظر بسیار حیاتی است.

خدمات ترجمه نامه

شما می‌توانید نگارش نامه‌های خود را به کپی فای بسپارید. کپی فای با رعایت ساختار نامه با توجه به اداره یا دانشگاه مقصد نامه‌های شما را ترجمه می‌کند. جهت هماهنگی از طریق بخش خدمات سفارش دهید.

ساختار نامه‌های مؤثر

یک ساختار پذیرفته شده برای نوشتن نامه‌های حرفه‌ای ارائه داده‌ایم؛ که در زیر به حضورتان می‌رسانیم.

• آدرس شما و تاریخ نامه باید در اول نامه نوشته شود. این اطلاعات هم می‌تواند در بالای نامه و سمت چپ و هم سمت راست ویا بالای نام درج شوند. به خاطر داشته باشید؛ اسم و شماره تلفن خود را در این بخش وارد نکنید.

• آدرس کارفرما را باید در حاشیه و سمت چپ، قبل از سلام‌ و تهنیت بنویسید. آدرس داخلی شامل موضوع، بخش (دپارتمان)، و آدرس کامل سازمانی که شما نامه را می‌فرستید می‌باشد.

• سلام و تهنیت، احوال پرسی رسمی یک نامه است. “آقای… عزیز” و یا “خانم… عزیز” ذکر اسم فامیل شخص مناسب است. نشانه گذاری بعد از سلام و تهنیت، می‌تواند دو نقطه (:) و کاما (،) باشد. (یادداشت: وقتی به زبان انگلیسی نامه می‌نویسید از به کار بردن Mrs پرهیز کنید مگر اینکه قبلاً شخص از این عنوان استفاده کرده باشد.) از عبارت‌هایی همچون ” به کسی که نامه بدستش می‌رسد.” یا “آقای عزیز” “خانم عزیز” خودداری کنید چون نوشتن همچین عبارت‌هایی گویای آن است که شما از نامه‌های پیش نگاشته استفاده می‌کنید. اگر نامی از شخص گیرنده نامه ندارید از عبارت ” نیروی انسانی عزیز” استفاده کنید.

• بدنه‌ی نامه بعد از سلام و تهنیت می‌آید. اندازه بدنه‌ی نامه بر اساس هدف نامه و محتوای آن، می‌تواند سه تا پنج پاراگراف باشد.

• متن درون پاراگراف‌ها بدون فاصله و فاصله‌ی بین دو پاراگراف با فاصله‌ی یک سطر در میان (یک دکمه‌ی اسپیس) نگاشته می‌شود.

• بخش پایانی نامه در ادامه‌ی بدنه‌ی نامه می‌آید و با آدرس شما و تاریخ فعلی تنظیم می‌شود. عبارت‌های رسمی همچون “با سپاس” مناسب هستند. بعد از فاصله‌ی سه تا چهار خط خالی اسم رسمی خود را که در رزومه تان هست، بنویسید.

• بالای اسم خودتان با رنگ آبی یا مشکی اسمتان را امضا بزنید. رنگ‌ها و جوهرهای دیگر بخوبی فوتوکپی نمی‌شوند.

• اگر نامه شما حاوی یک ضمیمه و یا رونوشت هست، ذکر عبارت “پیوست” در حاشیه سمت چپ با نام مطالب ضمیمه شده انتظار می‌رود.

نکته‌هایی برای نوشتن نامه‌های تاثیرگذار

• نامه‌ها نباید بیشتر از یک صفحه باشد.

• از نامه‌های آماده استفاده نکنید. برای تاثیرگذاری مثبت و حرفه‌ای باید تلاش کنید نامه‌ها را شخصی کنید و هر نامه را برای کارفرمای خاص بنویسید و بفرستید.

• از کاغذهای با کیفیت استفاده کنید. بهتر است از کاغذی که برای رزومه خود استفاده کرده‌اید با همان کاغذ نامه را بنویسید.

• نامه‌های شما باید عاری از هر گونه غلط‌های املایی و نگارشی باشد. حتماً نامه‌های خود را چند بار بخوانید و غلط‌های املایی، نگارشی، نشانه گذاری‌ها و گرامر آن را تصحیح کنید. از دیگران برای اصلاح و بازبینی نامه‌های خود کمک بگیرید. تمام نامه‌های خود را تایپ و با پرینتر لیزی چاپ کنید چرا که نامه‌های دست نوشته قابل قبول نیستند. تمیز بودن نامه خیلی مهم است و توجه را به جزییات نامه جلب می‌کند.

• اگر از اینکه نامه شما آسیب ببیند می‌ترسید از پاکت‌های نامه تمام سایز استفاده کنید.

• بخاطر داشته باشید که ضاهر حرفه‌ای نامه بسیار مهم است حتماً آدرس خود را در قسمت پاکت نامه یا برچسب آن بنویسید.

• در بعضی موارد شما نامه‌های خود را از طریق رایانامه می‌فرستید، دقت داشته باشید که باید سبک و لحن نامه نگاری شما باید حرفه‌ای باشید راهنمایی‌هایی که ما در بخش محتوای نامه و ساختار توضیح داده‌ایم، دنبال کنید.

تعریف‌های زیر شمال انواع نامه‌هایی است که شاید شما به آن نیاز دارید و یا برای پیدا کردن شغل خود از آن‌ها استفاده کنید.

نامه برای یادگیری بهتر شما یه نمونه از هر نوع نامه را آورده‌ایم.

نامه‌ی استعلام یا پرس جو

در طول دوره‌ای که به دنبال شغل هستید زمانی ممکن است درباره یک سازمان، یک جایگاه خاص و یا یک موقعیت جغرافیایی به یک سری اطلاعات نیاز داشته باشید. در این موارد شما یک نامه‌ی استعلام می‌نویسید، در این نامه شما اطلاعات مورد نیاز خود را درخواست می‌کنید.

• نامه‌ی استعلام را به تنهایی می‌فرستند. نباید رزومه‌ی شما به آن ضمیمه شود. اگر در آینده بخواهید با این سازمان همکاری کنید این کار به نامزدی شما برای کسب شغل آسیب می زند. به خاطر داشته باشید که این یک نامه تقاضا نیست.

• با اینکه شما از یک سازمان اطلاعاتی تقاضا می‌کنید بهتر است اطلاعات و ویژگی‌های خود را نیز در میان بگذارید. حواستان باشد که این اطلاعات باید در متنی که مرتبط به درخواست اطلاعات است گنجانده شود.

• ممکن این اولین ارتباط شما با کارفرمایی احتمالی باشد. پس بسیار حیاتی است این که این نامه بخوبی بنویسیم و سازمانی که از آن درخواست اطلاعات می‌کنیم را مخاطب قرار بدهیم.

• گاها نمی‌توانند بلافاصله به درخواست شما جواب دهند شما باید با بیان شیوه و زمان پی گیری نامه را پایان دهید و مطمئن باشید که کارهایتان انجام ‌می‌گیرد.

• یادداشت: براساس مباحث قانونی، بیشتر کارفرماها نامه‌ها یا رزومه‌های خواسته نشده را قبول نمی‌کنند اگر شما درباره لیست شغل‌ها و یا پروسه درخواست شغل می‌پرسید؛ پیشنهاد می‌شود سایت کارفرما را مشاهده کنید و اگر بخش شغل و حرفه‌ها را نیافتید با تماس گرفتن و یا ایمیل زدن از جای شغل‌های خالی لیست شده اطلاعات کسب کنید. به کمک سیستم‌های آنلاین کارجو اشخاص می‌توانند بدون لیست شغل‌های خالی نسبت به انتخاب شغل اقدام کنند.

گاهی دانشجویان می‌پرسند که بعد از فرستادن نامه‌ی پرسجو یا استعلام آیا از طرف کارفرما نامه اعلام وصول دریافت می‌کنند. آگاه باشید زمانی که نامه‌های ناخواسته می‌فرستید؛ ممکن است جوابی به شما ندهند. اما این نامه‌ها به کارفرما نشان می‌دهد که شما از با برنامه ریزی و یک ذوش سازمان یافته به دنبال شغل می‌گردید، این می‌تواند برای کارفرا جالب و تحسین برانگیز باشد.

نامه‌های درخواست یا درخواست نامه

وقتی رزومه خود را برای کارفرما می‌فرستید باید همراه با یک نامه درخواست نیز باشد، همچنین به این نامه پیوست نیز می گویند. هدف نامه پیوست، نشان دادن مهارت‌ها، تحصیلات و تجربه‌های شماست که با موقعیت آن‌ها مرتبط است. برای کارفرما توضیح می‌دهید که چرا به این موقغیت علاقه دارید, معتقدید که شرایط خود چه کمک‌هایی به سازمان می‌کنید. از آنجایی که نامه‌های پیوست بهترین جا برای تاکید بر مهارت‌هایی است که می‌خواهید برای کارفرمای خاصی معرفی کنید؛ یک نامه پیوست مخوص باید همراه با رزومه‌ای که می‌خواهید، فرستاده شود.

خدمات ترجمه نامه

اگر داوطلب پذیرش در دانشگاه‌های بین المللی هستید و نیاز به ارسال مدارک دارید، حتماً با کپی فای تماس بگیرید. ما مدارک شما را دقیق ترجمه می‌کنیم. با دانشگاه شما نامه نگاری می‌کنیم و تمام مراحل پذیرش در دانشگاه را با شما گام به گام طی می‌کنیم. کپی فای همیشه در کنار شما خواهد بود. جهت ترجمه نامه به بخش خدمات مراجعه کنید.

• حتماً خودتان را معرفی کنید، جایی را که شما می‌خواهید و منبع و یا لیستی که برای شغل خالی تبلیغات کرده‌اند مشخص کنید. اگر با یک مشخصه‌ی خاصی به جایگاهی اشاره کرده‌اید، در نامه‌ی خود آن را ذکر کنید.

• در نامه اشخاصی که گزینش یا مصاحبه می کنن، تحت عنوان یا اسم مخاطب قرار بدهید می‌توانید با روابط عمومی آن سازمان تماس گرفته و آن اطلاعات را بدست آورید.

• هدف این نامه برجسته کردن مهارت‌ها و تجربه‌های شما در ارتباط با نیاز کارفرمایی است که برایش نامه می‌نویسید. با توجه به تنوع نیازهای کارفرماها و نوع ارتباط مهارت‌های شما با آن‌ها نامه‌های درخواست متفاوتی را جویا می‌شود.

• حتماً تمایل خود را نسبت به برگزاری یک جلسه حضوری برای مصاحبه و گفت و گو در رابطه با شغل مطرح کنید.

• اگر از شما حقوق پیشنهادی را خواستند این بخش را در آخرین پاراگراف نامه بنویسید. برای مثال: امیدوارم طبق تحصیلات و تجربه‌ی خود حقوقی در حدود …/…./xxx تومان تا …/…./xxx تومان داشته باشم. حتماً تحقیق کنید که چه حقوقی مناسب در رشته شغلی شماست.

• اگر از طریق یک سیستم آنلاین به یک شغلی انتخاب می‌شوید بخشی هست که نامه پیوست خود را در آنجا آپلود کنید. اگر همچین بخشی طراحی نشده است اطلاعات نامه پیوست خود را در بخش اطلاعات اضافی برای کارفرما بفرستید.

برای نامه نگاری با شرکت‌های خارجی، دانشگاه‌های بین المللی، معامله‌های تجاری خود با کشورهای دیگر؛ برای موفقیت در گفتمان خود از خدمات ترجمه و نامه نگاری کپی فای استفاده کنید.

برچسب: ترجمه حرفه‌ای